こんにちは。本シェルジュの岡田です。

みなさんは、仕事で会議を仕切ることもあると思いますが、何を聞いても参加者から発言がでない「シーン会議」、時間オーバーで話がまとまらない「ダラダラ会議」などを経験したことはありませんか？

そんな思いをした方にご紹介したいのが『コクヨの３ステップ会議術』。

コクヨで働く筆者が自身の経験をもとに、うまくいかない会議を「参加して良かった」と思われる会議に変えるための知識とコツをぎゅっと詰めこみました。

ビジネスに役立つオススメの一冊です。

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１）本日紹介する書籍

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コクヨの３ステップ会議術

株式会社KADOKAWA (2014/6/25) 192ページ

下地 寛也 (著)

http://www.kadokawa.co.jp/product/301402001503/

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２）本書を選んだ理由　　　　どんな人が読むべき？

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最近はファシリテーターという言葉も浸透していて、書店にはファシリテーターや会議の進め方の本がたくさん並んでいますが、その中でも本書は見開きで１テーマになっていて、説明が具体的で分かりやすかったので手にとってみました。内容は、基本的だけど大切なこと、実践ですぐに使えることが書かれているので、会議がうまく進められなくて困っている方、これから初めてファシリテーターをする方にぜひ読んでいただきたいと思います。

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３）付箋　～本書からの内容抽出（引用）です

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【序章 ： これだけは覚えておきたい! 会議の心得】

◆進行役が行うべき「３つのマネジメント」（ｐ26〜27）

会議を成功に導くために進行役がすべきことは、以下の３つのポイントをマネージ（コントロール）することです。

1.会議のアイデア・マネジメント・・・参加者から発言を引き出す

2.会議のタイム・マネジメント・・・時間内に結論を出す

3.会議のチームワーク・マネジメント・・・会議の空気をつくる

つまり、会議の「発言」と「時間」と「空気」を管理するのが進行役の役割です。

 

【STEP２ ： 会議のタイム・マネジメント】

◆結論を出す技術（ｐ80〜83）

どこの会社でも「結論が出ない会議」があると思いますが、みなさんは普段どのようなやり方で結論を出しているでしょうか？（中略）

1.参加者の多数決

2.決裁者の判断

3.議論で全員合意

4.評価項目で評価

みなさんは、この４つのどれか、もしくは組み合わせで会議の結論を出しているでしょう。会議の結論がなかなか出ないときには、「決め方」をまずは決めればいいのです。

では、具体的にどのように結論に導いていけばいいのでしょうか。私のお勧めは、会議中盤で決め方について合意をとっておくことです。「今日は会議終了５分前まで議論して、もし決まらなければ多数決できましょう」（中略）こうしておけば、会議終了前に言っておいたやり方で決めることが可能になります。

 

【STEP３ ： 会議のチームワーク・マネジメント】

◆会議の空気をつくる（ｐ142〜143）

初対面の人が多い場での会議では、発言を求めてもなかなか出てこないことがあるものです。（中略）何か一言でもいいので発言すると、気持ちが落ち着くものです。そのために、進行役は簡単な質問を全員に投げかけて、まずは何か発言してもらいましょう。質問の内容は「アイデア」ではなく「事実」を確認するのがお勧めです。（中略）「最近、よく訪問するお客様はどこですか」など、あまり考えなくても答えられる質問がベストです。「一人ひとり、ご自身の状況を言ってもらえますか」などと水を向けて、とりあえず何か発言してもらうと、少しリラックスした雰囲気になるものです。

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４）今日の気づき

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本書は、ダメ会議になってしまうパターンと対応方法が体系的にまとまっていて、明日からすぐにそのまま使える実践的な内容なので、とても参考になりました。

また、会議の目的によって進行テクニックは変わるそうです。会議が思うように進められないと焦ってしまいがちですが、そんな時ほど進行役は会議の目的を強く意識して、会議を前に進めることが大切だと思いました。

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５）本書の目次

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序章 ： これだけは覚えておきたい!会議の心得

STEP１ ： 会議のアイデア・マネジメント（参加者からアイデアを引き出す技術）

STEP２ ： 会議のタイム・マネジメント（時間通り結論を出すテクニック）

STEP３ ： 会議のチームワーク・マネジメント（「会議の空気」をつくろう）

おさらい ： さらに半歩先をいく会議を行うためのポイント

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コクヨの３ステップ会議術

株式会社KADOKAWA (2014/6/25) 192ページ

下地 寛也 (著)

http://www.kadokawa.co.jp/product/301402001503/

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